Waarom vraagt de notaris een UBO-verklaring ?

Waarom vraagt de notaris u om een UBO-verklaring terwijl de ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) al in het UBO-register staan?

Is dat niet dubbelop? Dat lijkt zo, maar de notaris wordt hiertoe verplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (kort: Wwft).

De notaris moet altijd een eigen onderzoek naar de UBO’s doen.

De UBO-verplichtingen van de notaris uitgelegd 

Het UBO-register is een register van de Kamer van Koophandel (KVK) waarin vrijwel alle bedrijven hun ‘uiteindelijk belangheb-benden’ (UBO’s) moeten registreren. Dat speelt bij oprichting, maar ook als de UBO’s – of hun belangen – wijzigen. De notaris kan u daarbij helpen, maar het is een verplichting van de rechts-persoon/vennootschap. En de UBO’s zijn verplicht daaraan mee te werken.

De notaris heeft ook eigen verplichtingen rondom UBO’s en het UBO-register. Vooral bij ondernemingsrechtelijke dienst-verlening, die vaak valt onder de Wwft. Deze verplichtingen verklaren waarom de notaris u kan vragen om een UBO-verklaring en een uittreksel uit het UBO-register, terwijl de UBO’s al in het UBO-register staan.

• Uittreksel UBO-register: de notaris is verplicht van u als klant een uittreksel uit het UBO-register te hebben. En omdat het UBO-register voor notarissen momenteel niet te raadplegen is, vraagt de notaris dat aan u.
• UBO-onderzoek (Wwft): de notaris moet ook een eigen onderzoek doen naar wie de UBO’s zijn en op basis waarvan. In de wet staat dat de notaris voor dat onderzoek niet volledig mag afgaan op de informatie in het UBO-register.
• Terugmeldplicht: als de uitkomsten van het eigen onderzoek van de notaris verschillen van de informatie in het UBO-register, moet de notaris dit zelfs ‘terug-melden’ aan de KVK. Maar de notaris zal waarschijnlijk, in plaats van meteen een melding te doen, eerst met u overleggen en u eventueel helpen bij het wijzigen van de UBO-registratie.

UBO-onderzoek door de notaris: noodzakelijk, geen dubbel werk

De notaris mag niet volledig vertrouwen op het UBO-register: de wet verplicht de notaris tot een eigen onderzoek naar de UBO(’s). Daarom vraagt de notaris die u helpt bij bijvoorbeeld een ondernemingsrechtelijke kwestie, wie de UBO’s van uw bedrijf zijn en op basis waarvan. Dit is ook zo als de notaris al over een uittreksel uit het UBO-register beschikt.

Gevoelsmatig dubbel werk, maar daar kan de notaris helaas niets aan doen. En samen met de notaris komt u steeds tot de juiste UBO’s en de registratie daarvan, bijvoorbeeld na wijzigingen in uw bedrijf.